居家就業︱如何對抗居家就業在硬體上的風險

談及「居家就業」這個新型態的就業選項時,常常可以看到業主和員工抱持著許多顧慮。
關於硬體上的風險,主要可以分為:資訊外洩設備不足
讓我們來看看~

一、資訊外洩
例如員工若將公司檔案儲存在私人電腦裡,又使用該電腦連上影音分享網站,則公司的資訊會變得非常容易外洩。或是員工使用咖啡廳的無線網路工作時,該網路公用的性質讓也同在咖啡館的人有可能看到此員工上傳的資訊。

因應措施:
1.如果要在辦公室以外的地方處理公事,需要使用虛擬私人網路VPN連回公司IP。
2.公司應提供處理公事的筆記型電腦,而員工則需要做到兩件事:在處理公事的電腦上只處理公事,以及不能在私人電腦處理公事。
3.公司需要具備豐富資訊安全知識的人來擬定公司政策,並讓居家就業的員工熟悉政策。
另外,公司還需要控制資訊流通管道,透過加密系統防堵有心人士竊取商業機密。

二、設備不足
電腦的軟體未更新、未跟上產業需求、網路速度不夠、或是缺乏其他必要設備都會造成居家工作者的困難。如果求職者因無法負擔設備費用而失去工作機會,我們的社會也將失去為數不少的勞動人口,使貧者更貧。

因應措施:
公司應該提供設備,並與員工協議設備使用的規範:例如損壞的賠償以及使用上的限制等等。

最後,大家可以實際運用下列所歸納出的幾點風險建議,相信不管是對於員工或是業主都會有很大的幫助!!
<遠端工作的風險>
◆受家人干擾
◆偷竊濫用毀壞設備
◆很難追蹤工作成效、超時加班
◆網路安全、關鍵資訊
◆碎片化的公司文化和溝通
◆濫用彈性、沒有管理上的控制、缺乏面對面時間

<如何對抗風險>
◆組一個居家團隊來建立制度 
(撰寫遠端工作計畫/政策,合約、包含HR和安全代表、監督者、受影響員工)
◆告知受影響人政策
◆建立請求流程和表單
◆與遠程辦公人員簽訂合約
◆保持聯絡,經常拜訪
◆訂立明確的工作時間,還有超時工作的相關規定
◆定義生產力期待指標
◆拜訪居家辦公環境,確認生產力和安全無虞
◆保險
◆紀錄並稟報工傷
◆保護大家的個資
◆保護無線遠端溝通

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